El proceso de selección y contratación de un servicio de fabricación, montaje o mantenimiento industrial es determinante a la hora de garantizar el éxito productivo y competitivo de nuestra empresa.
Sin embargo, y pese a la importancia clave de este proceso, suele ser una de las asignaturas pendientes de las pequeñas y medianas empresas que, bien por carecer de capacidad técnica o disponibilidad de personal y tiempo, consideran esta actividad como poco relevante para el devenir de su actividad. Por su parte, las grandes compañías sí que suelen canalizar bien este proceso gracias a un Departamento de Compras capacitado y dotado para tal fin. En las siguientes líneas vamos a exponer las claves que desde Grupo Sil consideramos esenciales a la hora de llevar a cabo un proceso de selección y contratación de un buen servicio de fabricación, montaje o mantenimiento industrial.
La relación de nuestra empresa con la fabricación, montaje y mantenimiento industrial, independientemente del ámbito productivo (alimentación, farmacéutica, siderometalúrgica, metalúrgica, petroquímica, textil, automoción, etc…), se circunscribe a las averías, mejoras, innovaciones o ampliaciones que tienen lugar o deseamos llevar a cabo en nuestras instalaciones.
El conocimiento que tenemos de los posibles proveedores que pueden ayudarnos en esos momentos de necesidad, dependerá de las relaciones previas, de nuestra capacidad para salir a su búsqueda o de los contactos que nos vayan llegando por iniciativa de éstos.
En ese sentido, podemos ser precavidos e ir haciéndonos de una cartera de proveedores para futuras intervenciones (recabando información con tiempo y haciendo las comparativas oportunas), o empezar el proceso de forma precipitada para cubrir de urgencia dicha necesidad (con los peligros que ello conlleva). Sea cual sea el momento a través del cual establecemos relaciones con proveedores es necesario realizar una planificación de lo que necesitamos (a corto o largo plazo); establecer un buen proceso de selección o cribado de ofertas; y determinar los criterios de una comparativa que garantice contratar un buen servicio.
Contar con un proveedor de servicios que garantice al cliente el control y buen funcionamiento de la planta para que, gracias a ello, se asienten las bases del camino que lleva a la competitividad y el crecimiento, tiene como punta de partida el contar con un buen registro de proveedores.
Para empezar, la planificación es una de las herramientas esenciales para el buen funcionar y discurrir de cualquier actividad empresarial. En este caso, hablamos de estructurar un buen proyecto en el que determinemos todos los pormenores de nuestras necesidades en lo que respecta al servicio que pretendemos contratar: fabricación, montaje o mantenimiento. Deberemos determinar cuál es nuestro problema, qué hemos determinado como mejor método para remediarlo, el tiempo que necesitaremos ese servicio y, por último, los costes que estaremos dispuestos a asumir. No debemos olvidar, por supuesto, que estos gastos, independientemente de la cuantía de los mismos, deben ser contemplados como una inversión que mejorará nuestra producción y nos hará más competitivos a medio/largo plazo (aconsejamos no pensar en el corto plazo para evitar caer en la desesperación y frustración).
Así mismo, y si queremos hilar lo más fino posible, nuestro proyecto también deberá contemplar los plazos que nos ponemos para dar con el proveedor más adecuado en consonancia, eso sí, con el tiempo en el que hemos determinado que nuestro proyecto (independientemente del servicio a cubrir) debe estar finalizado/contratado. Esta parte será más fácil de resolver en la medida en la que contemos con un amplio registro de proveedores , ahora bien, si nuestro listado no es lo suficientemente amplio como para cubrir la necesidad surgida, debemos contar con el hándicap de un posible retraso por mor de tener que ir a la búsqueda del mismo. Por eso, desde Grupo Sil aconsejamos ir enriqueciendo de forma continuada ese listado o cartera pues, al fin y a la postre, ese tiempo invertido nos permitirá en un futuro afinar lo máximo posible a la hora de seleccionar nuestro mejor proveedor. Para ello contamos con empresas amigas que nos puede aconsejar sobre proveedores con los que ya han contado o, por otra parte, servirnos de buscadores o webs específicas. Así mismo, también contamos con la posibilidad de ir recibiendo a aquellos proveedores que, de forma periódica, contactan con nosotros (vía telefónica o mail) y que, de forma más directa, nos permite conocer de ante mano qué servicios ofrecen y bajo qué condiciones de forma estándar.
Una vez finalizada la planificación o después de haber realizado una búsqueda exprés de los proveedores (en el caso de no contar con ellos previamente), deberemos comenzar el proceso de selección determinando el método que nos resulta más adecuado para establecer los contactos con nuestros seleccionados. Las modalidades que vamos a exponer son igualmente válidas y se adaptan al gusto o tiempo disponible para realizarlas:
a) Transferencia de información y posterior consulta. En esta modalidad informamos a nuestro proveedor de las necesidades y le pasamos el proyecto para que oferte (si así lo estima oportuno). Así mismo, también le ponemos fecha para que nos haga llegar su propuesta y se pueda estudiar. Posteriormente, se vuelve a contactar con él para aclarar cuestiones referidas a su oferta y que, de esta forma, todo quede suficientemente claro (se aconseja realizar de forma presencial).
b) Contacto continuo. Este procedimiento exige mayor dedicación, pero, tras su puesta en marcha, nos aseguraremos que contamos con un proveedor que no solo nos ofrece un buen servicio, sino que también nos aporta confianza. Para ello debemos enviar previamente el proyecto y citarlo, con suficiente margen de maniobra, para explicarle nuestros pormenores y nos indiquen dudas al respecto. Posteriormente, y dentro de los plazos determinados, se propondrá un segundo encuentro en el que el proveedor tendrá la oportunidad de explicar su propuesta.
Ahora bien, e independientemente de la modalidad elegida, las cuestiones que debemos tratar con nuestros candidatos deben girar en torno a una explicación pormenorizada y clara de lo que precisamos y, de paso, dejar bien claro cuáles son los principios que rigen el funcionar de nuestra empresa. Entonces, es el momento de preguntar sobre los trabajos previos efectuados por el proveedor en nuestro sector y, además, si alguno de ellos guarda relación con lo que solicitamos. Así mismo, también debemos preguntar por la formación y experiencia de sus operarios y, sobre todo, la disponibilidad y las coberturas que nos ofrecen conforme al precio que ofertan. Es importante conocer si van a cumplir con los plazos establecidos y si están dispuesto a asumir cláusulas que penalicen el incumplimiento y su aceptación de las condiciones y los plazos de pago.
Para sacar el mayor provecho de cada uno de los encuentros debemos asumir cierta flexibilidad en nuestro proyecto, es decir, estar abierto a las propuestas y enriquecimiento técnico de nuestros proveedores pues, al fin y al cabo, son los expertos en el servicio que ofrecen y pretendemos contratar. Tampoco podemos olvidar la importancia de generar un buen clima para que, en caso de que el proveedor no encaje en nuestras necesidades, nos pueda poner en contacto con terceros que, según su experiencia, nos ayude a ejecutar nuestro proyecto o solventar algún problema o incidencia detectada por este primero.
Por último, y tras haber finalizado la ronda de contactos, debemos determinar qué proveedor se ajusta mejor a lo que habíamos proyectado inicialmente mediante una comparativa. Establecer una serie de valores objetivos en torno a precio, calidad de materiales, tiempo de ejecución, coberturas o experiencia nos puede facilitar enormemente hacia qué proveedor decantarnos. Así mismo, también se debe valorar, de forma subjetiva, si nos ha inspirado confianza, se ha mostrado participativo o colaborativo y, además, cuán flexible se ha mostrado para ajustarse a lo que queremos.
La suma de todos esos criterios nos dará el resultado que estamos buscando para decidir qué proveedor será el mejor para el servicio que demandamos. Una vez seleccionado deberemos contactar con él y fijar una fecha para ajustar la oferta (si es que consideramos que es posible hacerlo), y firmar el contrato. Posteriormente nos quedará, y esto es muy importante, la realización de un seguimiento continuado del servicio que hemos contratado.
CONCLUSIONES.
En resumidas cuentas, para Grupo Sil, contar con un proveedor de servicios que garantice al cliente el control y buen funcionamiento de la planta para que, gracias a ello, se asienten las bases del camino que lleva a la competitividad y el crecimiento, tiene como punta de partida el contar con un buen registro de proveedores. Este procedimiento previo permite saber, de ante mano, con qué potencialidades contamos para, y aquí viene la segunda parte, realizar una correcta planificación de nuestras necesidades a través de un proyecto. Saber con quién se cuenta y cómo se quiere hacer son dos “problemas” que, con este método, podemos olvidar.
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